Hoy os voy a hablar de un tema que muchas veces se pasa por alto pero que es fundamental. Se trata de la comunicación interna.
¿Qué es la comunicación interna?
Se trata de aquella que ocurre entre las personas que forman parte de un equipo de trabajo o trabajan de manera conjunta en un proyecto determinado. Es decir, es qué y cómo nos comunicamos “de puertas para adentro”. Esto, que puede parecer algo trivial en comparación con la comunicación externa (aquella que va dirigida al mundo, que es pública) no lo es en absoluto.
En primer lugar, siempre es necesaria, porque tenemos que poder compartir información, ideas, opiniones, derivar tareas o solicitar cosas al resto. Y en segundo lugar porque de optimizarla dependerá que el grupo sea más eficiente, se encuentre más a gusto y en general puedan obtenerse más y mejores resultados.
Ahora bien, la pregunta es, ¿cómo llevamos a cabo esa comunicación interna? Especialmente en estos tiempos en que la distancia es un imperativo y el teletrabajo tan necesario.
En busca de la mejor herramienta
Existen varias aplicaciones, herramientas y plataformas para poder comunicarse. Aquí me voy a centrar en herramientas para, valga la redundancia, comunicarse. Es decir, hablar. Si de verdad quieres impulsar la comunicación de tu organización, ya estaríamos hablando de todo un ecosistema, así que vayamos de a poco. ¡Ah! Y no dudes en dejarnos tus comentarios si conoces alguna otra que te guste.
WhatsApp, la reina de la mensajería instantánea, ¿da la talla?
WhatsApp llegó hace ya varios años para traer la mensajería instantánea a nuestros smartphones. Supo encontrar su hueco y ha triunfado, eso es innegable. Se trata de una aplicación fácil de usar y que (casi) todo el mundo tiene instalada y sabe utilizar. También ha ido incorporando funciones como el WhatsApp Web (para poder atender los mensajes desde el ordenador), las videollamadas, etc.
Pero aquí no estamos analizando sus luces y sombras como aplicación de mensajería per se. Cuando hablamos de aplicaciones para la comunicación de un equipo de trabajo echamos en falta funciones más avanzadas como poder ordenar las conversaciones, una mejor gestión de los archivos que se comparten, un cliente de verdad para Windows, macOS o Linux que no dependa del smartphone, gestión de permisos para personas dentro de un equipo o integración con otras herramientas que utilicemos.
Además, muchas personas tienen sólo un número de teléfono, obligándolas a compartir su móvil personal con las compañeras y compañeros. Esto además nos acaba obligando a estar todo el día con la cabeza puesta en el trabajo ya que las notificaciones «del grupo del trabajo» siempre están ahí y no nos dejan desconectar.
En conclusión, WhatsApp no es una buena aplicación para canalizar la comunicación de tu organización. Y cuando digo WhatsApp incluyo otras herramientas de mensajería como Telegram, Line, Kik y compañía.
El Correo electrónico, ¿es necesario reinventar la rueda?
El correo electrónico nos ha acompañado desde los albores de internet. Este veterano sistema de comunicación destaca por ser accesible desde muchos dispositivos diferentes y, si utilizas los servicios de Exchange de Microsoft o GSuite de Google además tendrás acceso a notificaciones inmediatas cuando te escriban. También puedes adjuntar archivos, aunque el peso suele ser un factor limitante. E incluso puedes crear listas de distribución para que al mandar un email a una dirección concreta toda tu organización reciba el correo.
Sin embargo, tiene bastantes lagunas. La manera de interactuar con el correo electrónico es la menos «natural». Tener que entrar en el correo, darle a redactar y anotar las direcciones parece algo casi arcaico y conlleva un montón de pasos innecesarios. Las listas funcionan bien para difundir información y que todas las personas puedan opinar sobre un tema, pero a menudo se convierten un algo que ignoramos por defecto cuando decenas de emails anidados se acumulan. Y súmale que el email es la misma herramienta que usamos para contactar con terceros.
Enviar un correo que llegará a la bandeja de entrada entre spam y mails de proveedores y clientes no parece ser la opción más sabia si no queremos que nuestro mensaje caiga en el olvido. Por no hablar de lo verdaderamente rígidos que son, puedes olvidarte de hacer llamadas, videollamadas, etc.
Las apps específicas como Slack o Microsoft Teams, ¿el santo grial?
Son las últimas que llegaron, pero han venido para cubrir todas nuestras necesidades. No acarrean los problemas de otras herramientas ya que han sido creadas con el objetivo de la comunicación de equipos en mente. Permiten la creación y gestión de varios equipos, con sus distintos canales para abordar distintos temas. Y no sólo eso, además organizan cada conversación en una suerte de hiloque evitará que tengas que hacer un scroll infinito buscando aquel mensaje que mencionaba lo que estás buscando. Incorporan menciones para llamar la atención de alguien y se integran con la mayor parte de servicios que probablemente ya estemos utilizando.
Es decir, en el mismo lugar puedes incluir archivos que estén en la nube, información de tu gestor de tareas, organizar videollamadas, reuniones, gestionar espacios, el calendario, etc. ¡Y son multiplataforma! Así cualquiera podrá acceder desde el dispositivo que más le convenga.
¿Cuál de las dos es mejor? Eso dependerá del uso específico y de las herramientas que ya estemos utilizando. En cualquier caso, ambas son soluciones muy capaces que os ayudarán a ti y a tu equipo a mejorar la comunicación interna.
En conclusión, mi recomendación para la comunicación interna es apostar por este tipo de soluciones específicas, eligiendo la que mejor se adapte a las necesidades particulares de la organización.
Y si tienes dudas o quieres que te ayudemos a implementar estas y otras herramientas para mejorar la comunicación dentro de tu organización, contáctanos.
